1) Préparation
- Sujets et dossiers suffisamment bien ciblés
- Présence des personnes concernées par le sujet
- Ordre du jour précis et, si possible, communiqué quelques jours auparavant aux participants
- Expérience de l’animation de réunion et formation si nécessaire de l’animateur (animateur tournant éventuellement)
- Organisation matérielle efficace : convocations, salle libre, s’assurer que les personnes ont pu se libérer, préparer un tableau – papier, rétroprojecteur si nécessaire, boisson, papier
2) Déroulement
L’animateur d’une réunion doit assurer 3 fonctions :
- Fonction de production (atteinte des objectifs fixés)
- Fonction de facilitation (de la production)
- Fonction de régulation (des échanges)
Fonction de production
- Les objectifs à atteindre doivent être clairs pour tous: l’animateur les rappelle en début de réunion
- Faire des synthèses partielles
- Les écrire au tableau de manière à ce que chacun puisse mieux visualiser ce qui s’engage et donner ainsi son point de vue et accord. Les décisions prises peuvent être validées au fur et à mesure selon l’objet de la réunion.
- Reformuler les propositions qui sont faites après l’expression des uns et des autres.
- Respecter l’horaire
- Rechercher la précision dans les propositions émises et viser à être le plus concret possible
Fonction de facilitation
- Faire définir ou préciser certains termes (langage technique ou mode d’approche)
- Rappeler certaines décisions prises antérieurement si nécessaire (explicitation du contexte dans lequel s’inscrit la production)
- Laisser chacun aller au bout de sa parole: l’animateur veille à ce que les participants ne se coupent pas systématiquement la parole (c’est une règle de base du travail de groupe)
- Empêcher les apartés en demandant aux personnes:
- soit de dire tout haut ce qu’ils échangent à 2 ou 3
- soit d’écouter celui qui parle
- Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer également
- Rappeler chaque fois que nécessaire les objectifs de la réunion (veiller à limiter les digressions quitte à proposer une prochaine réunion sur le sujet)
Fonction de régulation
- Ne pas avoir peur des tensions momentanées (dynamique des groupes restreints)
- Ne pas masquer les divergences sous prétexte d’arriver plus facilement à un consensus
- Stopper toutes les attaques personnelles – Ne pas parler d’une personne absente
- Faire une pause si nécessaire
- Amener chaque participant à respecter l’opinion des autres
3) Compte – rendu
- Désigner un secrétaire de séance au début de la réunion
- Rappeler sur le compte – rendu les objectifs de la réunion et les décisions prises
- Faire parvenir le compte – rendu dès que possible dans les jours suivant la réunion
